man sieht einen Tisch mit vielen bunten Klebezetteln

Was macht eigentlich eine Projekt Assistenz

Der zeitaufwendigste Teil eines Projektes ist häufig die Projektorganisation.

Das beinhaltet unter anderem das Dokumentation der Ergebnisse, die Nachhaltung von Meilensteinen und Timelines, Vor- und Nachbearbeitung von Terminen, Sprint Planung und -review, Projektcontrolling, etc.

Projektleiter sind aus diesem Grund häufig mehr mit der Verwaltung eines Projektes beschäftigt, als mit der eigentlichen Führung.

Hier kommt die Projekt-Assistenz ins Spiel. Sie beschäftigt sich gezielt mit den organisatorischen Aufgaben eines Projektes. Sie ist auch häufig der direkte Ansprechpartner für die Team-Mitglieder.

Du kannst hier dafür sorgen, dass Projektleiter und Projektmitglieder sich ganz auf ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren können und gibst die Verwaltung eines Projektes in verantwortungsvolle Hände.

Wir übernehmen das für dich:
– Dokumentation der Ergebnisse
– Nachhaltung von Meilensteinen und Timelines
– Vor- und Nachbearbeitung von Terminen
– Unterstützung im Projektcontrolling
– organisatorischer Ansprechpartner für Projektmitglieder

Sprich uns gerne an – wir freuen uns auf die Zusammenarbeit.

Kalender mit Pins

Termin – Management

Die Abstimmung umfangreicher Termine mit vielen Beteiligten kann zur Sisyphusarbeit ausarten.

Die kurzfristige Verlegung oder Umdisponierung von Terminen mit zeitlich sehr stark eingebundenen Teilnehmern, ist eine hehre Aufgabe, die selbst „sturmerprobte“ Sekretariate an ihre Grenzen bringen kann.

Gerade in der aktuellen Situation erweist sich auch die Suche nach geeigneten digitalen oder analogen Räumlichkeiten (mit adäquatem Sicherheitskonzept!) als zeitraubend.

Die Delegation des Terminmanagement erleichtert dir deine Arbeit.

Die Durchführung von On- und Offline Meetings inklusive Einladungen, Teilnehmermanagement vor und während der Termins, administrative Begleitung im Termin, Protokollierung o.ä. lassen dich deinen Fokus auf das Wesentliche beibehalten.

Wir übernehmen das für dich:

  • Durchführung von On- und Offline Meetings
  • Bereitstellung und Suche von digitalen oder analogen Räumlichkeiten
  • Einladungs- und Teilnehmermanagement vor und während der Termins
  • administrative Begleitung im Termin (bspw. Moderation bei Online Terminen, Protokollierung)
  • Verwaltung deines Kalenders und Terminvereinbarungen

Den Schmerz, den wir jetzt fühlen,…

…kommt von etwas Altem, das jetzt stirbt, während etwas neues geboren wird

Es ist ein faszinierender Prozess, wenn aus eventuellem Frust und einem ausgebrannten Gefühl, langsam, aber stetig positive Motivation erwächst. Tatsächlich muss man für tatsächliche Veränderungen, häufig erst Schmerzen erzeugen. 

Wer hat das selber nicht schon mal erlebt? Routinierte Aufgaben, endlose Meetings, „wir machen das immer so“, lange Entscheidungswege. Irgendwie geht nichts richtig vorwärts. Alle kennen die Probleme, keiner will sie so richtig lösen. Oder hat den entsprechenden Freiraum selbiges zu tun. 

Lösungen brauchen Zeit und wer hat die heutzutage schon noch. Die Auslastung der meisten Mitarbeitenden und Führungskräfte liegt weiter über den berühmten 100% – wo sollen dann noch kreative Ideen herkommen?

Wieso geben wir nicht allen Mitarbeitenden und uns selber, mehr Zeit bei der Bearbeitung der Aufgaben und schaffen so Räume, die die Weiterentwicklung der Aufgaben hervorbringen, anstatt diese nur stupide abzuarbeiten.

Die Mitarbeitenden kennen die Probleme am besten, sie haben nur häufig gelernt, kreativ drumherum zu arbeiten anstatt sie zu lösen. Denn wie würde eine Lösung wirklich zustande kommen? Und ist das drumherum arbeiten nicht schon lange auch zur Routine geworden?

Würde die entsprechende Führungskraft und die Organisation, dieser Lösung den Raum geben, die sie braucht?

Dringende Fragen die beantwortet werden müssen. Nur dann bringen wir Organisationen und Unternehmen, aber vor allem Menschen, auf ihrem Weg voran, anstatt im Stillstand zu verharren.

Die Berge von Arbeit sind zu bewältigen, mit ausreichenden Ressourcen, mit Freiräumen und Vertrauen.

Vertrauen in Menschen.

Dann tut der Schmerz, den es noch zu überwinden gilt, auch gar nicht mehr so sehr weh.

Lest gerne weiter zu diesem Thema – ich kann euch hier den Klassiker empfehlen.

Workshop Assistenz

Was macht eigentlich eine Workshop Assistenz?

Die Welt der Workshops ist sehr vielfältig: kreativ, lehrreich, erkenntnisgeladen.

All das können Workshops sein – bei entsprechender Vorbereitung und einem freien Kopf beim Workshop selbst.

Gerade in aktuellen Zeiten ist die Durchführung von Online-Workshops oder Schulungen, für viele eine administrative Herausforderung

Wir übernehmen das für dich:

  • Erstellung von Unterlagen, Arbeitsblättern, vorbereitenden oder begleitenden Präsentationen
  • Bereitstellung und Suche von digitalen oder analogen Räumlichkeiten
  • Terminmanagement und Dokumentation
  • administrative Begleitung im Termin (bspw. Moderation bei Online Terminen, Protokollierung)
  • Beratung und/oder Begleitung zu Umsetzung und Durchführung von Gruppenarbeiten

Email Management

Die Beherrschung der Email Flut ist heute mehr denn je eine Herausforderung.

Auf Emails muss zeitnah reagiert werden, doch wer schafft das tatsächlich neben den Herausforderungen des Tagesgeschäfts? Oft werden Regeln in Unternehmen eingeführt, wie schnell auf eine eingehende Email zu reagieren ist. Oder ob interne oder externe Mails Priorität haben. Aber ändert das was an der Flut die jeden Tag deinen Posteingang überschwemmt?

Denn wer saß denn nicht schon Stunden lang an einem Email Entwurf und hat an der Formulierung geschraubt? Für manche ist es eine Leichtigkeit eine flotte Email zu entwerfen und auf „Senden“ zu drücken. Für viele ist es aber eine wirkliche Herausforderung und nimmt viel Raum und Gedanken in Anspruch.

Wir übernehmen das für dich:

  • Sichtung, Sortierung, Zusammenfassung des Inhalts
  • Mail-Entwürfe
  • Kategorisierung und Katalogisierung
  • Bearbeitung von Sammel-Postfächern
  • Sortierung, Weiterleitung, Bearbeitung

Der Gedanke, die Email Bearbeitung auszulagern, ist nicht neu. Führungskräfte mit Sekretariaten tun das schon lange. Da wird vorsortiert, teilweise ausgedruckt (aber dahin wollen wir nicht wieder zurück 😉 und geantwortet.. Und wieso nimmt das nicht einfach jeder in Anspruch?

Es ist eine der einfachsten Auslagerungen die du machen kannst und es kann dir jeden Tag einen Haufen Arbeit ersparen.

Sprich uns an! Wir können hier gemeinsam eine individuelle Lösung für dich ausarbeiten.

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Virtuelle Assistenz – wieso brauchst du das jetzt?

Was ist eigentlich eine Virtuelle Assistenz?

Das Konzept der Virtuellen Assistenz ist in Deutschland noch recht unbekannt. Das würden wir gerne ändern.

Eine Virtuelle Assistenz bietet Dienstleistungen auf selbstständiger Basis an. Dabei werden Unternehmen und Menschen bei den unterschiedlichsten Aufgaben unterstützt.

Für Aufgaben

– für die du keine Zeit hast

– auf die du keine Lust hast

– für die dir die Expertise fehlt

steht dir deine persönliche Virtuelle Assistenz beratend und tatkräftig zur Seite.

Das können die unterschiedlichsten Themen sein

– BackOffice und Administration (eMail Management, Datenpflege, – – Erstellen von Word-Vorlagen, Excel Tabellen, PowerPoint Präsentationen, Termin-Management)

– Projekt- und Team-Assistenz (Prozessbeschreibungen, Meeting-Protokolle, Reports erstellen)

– Persönliche Assistenz (Reiseplanung, Terminplanung, Erinnerungen, Organisation von Geschenken)

– Finanzen (Rechnungserstellung, Mahnwesen, Überweisungen)

– Kundenservice (Bearbeitung von Reklamation, Recherche, Community-Management)

und noch so viel mehr….

Lust das mal auszuprobieren?

Sprich uns gerne an – wir freuen uns auf die Zusammenarbeit. hallo@buerobeast.de

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Das sind die BüroBeaster

Alex ist Wirtschaftsingenieur mit jahrelanger Erfahrung im energiewirtschaftlichen Vertrieb. Hier hat er Teams geführt und die unterschiedlichsten Vertriebskanäle geleitet. Projekte nicht nur geplant, sondern auch erfolgreich abgeschlossen.

Strategien erarbeiten und umsetzten, Projektmanagement (GPM zertifiziert) meistern, Vertriebspartner steuern, Schnittstellen optimieren und großen Excel-Tabellen analysieren – das sind seine Leidenschaften.

Sarah ist IT-Systemkauffrau mit 20jähriger Berufserfahrung. Sie hat in den unterschiedlichsten Branchen Station gemacht und überall neue und wichtige Erfahrungen gesammelt. Ein Büro führen, optimieren und die unmöglichsten Fragen schon kennen, bevor sie überhaupt gestellt werden – das sind ihre Spezialitäten.

Besonders gerne befähigt sie Menschen ihr volles Potential zu nutzen und erarbeitet gemeinsam mit Teams sinnvolle Lösungswege.

Profitiere von unseren Erfahrungen und lass uns an spannenden Projekten gemeinsam arbeiten.

Schreib uns direkt an: hallo@buerobeast.de

Wunschkonzert

Stell dir vor, es gibt eine Person, die dir die lästige Arbeit abnimmt. Die Arbeit, die dich davon abhält, einen neuen Kunden zu akquirieren, ein Telefonat zu führen oder einfach mal pünktlich Feierabend zu machen. Diese Person bin ich!

Ich nehme dir ab, diese eine eMail zu schreiben, die du schon lange vor dir herschiebst. Ich organisiere dir einen Event und kümmere mich um das ganze Drumherum. Ich unterstütze dich in deinem nächsten Zoom-Meeting, damit du dich ganz auf deine Teilnehmer konzentrieren kannst. Es gibt diese eine Excel Tabelle, die dich in den Wahnsinn treibt? Immer her damit. Du brauchst endlich eine PowerPoint Präsentation, die deine Teilnehmer wirklich abholt?

Das alles – und noch viel mehr – übernehme ich gern für dich. 

Sprich mich einfach an – ich freue mich auf unsere Zusammenarbeit.